Workshop: Definition, Planung und die besten Tipps

Bei der Vorbereitung eines Workshops ist es entscheidend, nicht nur den Inhalt und die Ziele zu definieren, sondern auch den richtigen Rahmen zu schaffen, damit die Teammitglieder sich wohl fühlen und effektiv zusammenarbeiten können. Dazu gehört die Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes, die Berücksichtigung der Bedürfnisse der Teilnehmer sowie die Planung von interaktiven und engagierenden Aktivitäten. Durch eine sorgfältige Planung und Organisation kann sichergestellt werden, dass der Workshop nicht nur informativ ist, sondern auch dazu beiträgt, das Team zu stärken und die Zusammenarbeit zu fördern.

Workshops: Definition und Schwerpunkte Planung eines Workshops Die besten Tipps zur Planung von Workshops

Workshops: Definition und Schwerpunkte

Kleine Gruppen von Menschen setzen sich in einem Workshop mit einem bestimmten Thema auseinander. Dabei ist die Dauer eines Workshops unterschiedlich und kann von wenigen Stunden bis zu mehreren Tagen reichen. Die Teilnehmer erlernen neue Fähigkeit, agieren miteinander und finden Lösungsansätze für bestimmte Fragestellungen.

Die Ziele von Workshops sind unterschiedlich und können sich beispielsweise auf das Teambuilding oder auf das Befähigen zum Treffen von Entscheidungen beziehen. Wichtig ist dabei, dass ein Workshop stets gut moderiert wird, was in der Regel am besten durch eine externe Person geschieht.

Sie ist nicht „im Thema gefangen“ und kann die Teilnehmer neutraler betrachten. Die Schwerpunkte von Workshops liegen in der Regel auf der gemeinsamen Arbeit und auf der Arbeit an einem Ziel, das für alle Teilnehmer relevant ist. Der Moderator muss die Kommunikation zwischen einzelnen Gruppen und Gruppenmitgliedern steuern und soll sie zu dem zu erreichenden Ziel hinführen.

Planung eines Workshops

Bei Workshops kann es sich um spontane Arbeitstreffen ebenso handeln wie um mehrtägigen Großereignisse. In der Regel bedürfen sie einiger Vorbereitung, die je nach zeitlichen Möglichkeiten und Anzahl der Teilnehmer unterschiedlich ausfallen wird.

Zuerst gilt es dabei, den Status quo zu klären: Welche Herausforderung soll zum Thema werden? Danach können die Zwecke und Ziele des Workshops definiert werden, was wiederum zu erwartende Resultate ableiten lässt. Die konkrete Zeitplanung wird ebenso festgelegt, wobei die Länge einzelner Sessions berücksichtigt werden muss.

Wichtig sind dabei zeitliche Puffer. Bei der Festlegung der Teilnehmer geht es um deren Anzahl sowie um die Person, die als Moderator infrage kommt. Bitte beachten: Kleine Workshops sind meist produktiver als Großveranstaltungen und können zudem in kürzerer Zeit absolviert werden.

Zur weiteren Planung gehören diese Aspekte:

Festlegen anzuwendender Methoden
Mieten oder Reservieren nötiger Räumlichkeiten
Bereitstellung des benötigten Materials

Die besten Tipps zur Planung von Workshops

Schon bei der Vorbereitung des Workshops sollte an bestimmte Dinge gedacht werden.

Das betrifft nicht nur die benötigten Materialien, sondern auch die Pausen: Die Teilnehmer können nicht mehrere Stunden am Stück arbeiten, sie benötigen aktive Pausen, die sie zum Essen und Networking nutzen können. Organisatoren müssen dementsprechend einen Zeitplan entwerfen, der die Pausen berücksichtigt.

Neben diesem sind auch die folgenden Tipps hilfreich, wenn der Workshop erfolgreich werden soll:

Ergebnisse immer schriftlich festhalten
Workshops an die Bedürfnisse der Teilnehmer anpassen
Ablauf festlegen
auf Funktion des technischen Equipments achten
Feedback sammeln
evtl. Folgeveranstaltung anbieten

Workshops müssen zudem ausreichend nachbearbeitet werden. Dazu gehört eine Reflexion der Ergebnisse sowie der Zufriedenheit der Teilnehmer, um ähnliche Veranstaltungen künftig erfolgreich(er) werden zu lassen.